Nof Hendra: Pentingnya Checklist Dalam Mengelola Perencanaan Event*
Sawahlunto,MA-Sebuah event baik itu konferensi, konser musik, kampanye akbar, pesta pernikahan, acara amal, pameran dan lain sebagainya memerlukan koordinasi berbagai elemen yang saling mendukung. Dalam penyelenggaraan event, kunci suksesnya terletak pada perencanaan yang detail dan terorganisir.
Dari menetapkan tujuan acara, mengatur lokasi, hingga memastikan setiap detail berjalan sesuai rencana, sebuah checklist yang terstruktur akan menjadi bagian yang sangat dibutuhkan.
Apa yang dimaksud dengan checklist?
Checklist adalah daftar periksa, daftar simak, atau daftar cek (bahasa Inggris: checklist) adalah sejenis bantuan pekerjaan yang digunakan untuk membantu memastikan kekonsistenan dan kelengkapan dalam melaksanakan tugas.
Menurut seorang konsultan event di Pekanbaru - Riau, Nof Hendra alias NH dalam keterangannya melalui saluran WhatsApp kepada awak media, Selasa (8/10/2024), Checklist ini sangat penting. Tidak hanya untuk memastikan bahwa semua aspek yang dibutuhkan terpenuhi, tetapi juga dapat membantu mengurangi berbagai potensi kesalahan dalam penyelenggaraan acara.
"Dengan mengikuti checklist, kita dapat merencanakan dan mengelola event secara efektif dan efisien. Menjadikan acara kita sukses dan akan diingat oleh banyak orang," ungkap aktivis pecinta lingkungan ini.
Dirinya melanjutkan tentang langkah - langkah perencanaan event, yaitu pertama sekali menetapkan tujuan yang jelas dan memahami skala acara yang akan diselenggarakan. Ini akan menjadi dasar dalam membuat keputusan.
"Tujuan event itu bisa beragam, mulai dari edukasi, hiburan, penggalangan dana, pembentukan jaringan bisnis, perayaan hingga kampanye politik," jelas pendiri dan ketua umum Komunitas Lagu Kenangan (KLK Forever) ini.
Begitu pula dengan penentuan skala event. Harus mempertimbangkan ukuran, ruang lingkup, dan sumber daya yang tersedia. Apakah ini akan menjadi acara dengan peserta yang terbatas, sebuah seminar menengah, pameran, konferensi besar atau kampanye akbar?
Skala event ini akan memengaruhi setiap elemen perencanaan, mulai dari pemilihan venue, strategi pemasaran, hingga pengadaan barang atau logistik.
"Dengan menentukan tujuan dan skala secara detail dan jelas, kita akan memiliki panduan yang tepat untuk merencanakan dan mengelola event secara efektif, terukur dan terarah," tutup NH.
Yanto.Media Advokasi
