Palembang,MA-Pemusnahan arsip in aktif yang sekurang kurangnya 10 tahun dari 7 organisasi perangkat daerah dilingkungan pemerintah provinsi Sumatera Selatan yang dilaksanakan di Halaman Kantor Dinas Kearsipan provinsi Sumatera Selatan, Selasa (30/05/2023).
Kegiatan Mutas (Musnah Tanpa Asap) tahun 2023 oleh Dinas Kearsipan Sumsel dipimpin langsung oleh Gubernur Sumatera Selatan H. Herman Deru didampingi Kepala Dinas Kearsipan provinsi Sumsel Dr. H. Edwar Juliarta S.Sos., MM, dan disaksikan Opd terkait.
H. Herman Deru mengatakan, Hari ini acara seremonial pemusnahan arsip yang sudah expired atau sudah habis masa nya, dimana dalam menentukan arsip yang habis masa guna nya atau arsip yang masih di abadikan itu ada kriteria-kriteria nya, setiap OPD yang sudah menyetorkan arsip habis masa guna nya itu akan dimusnahkan arsipnya secara bersama sama.
"Arsip masa gunanya ini tidak boleh disimpan lagi, baik digital maupun konvensional, jadi kalau sudah di musnahkan ini betul-betul dimusnahkan karena sudah tidak layak untuk di gunakan lagi. Jika ada yang menemukan arsip yang sudah di musnahkan ini segera di laporkan, untuk keamanan dan kenyamanan dokumentasi negara," Ujar Guberner Sumsel.
Sementara itu, Kadis Kearsipan Sumsel Prof. Dr. H. Edwar Juliarta S.Sos., MM menambahkan, Pemusnahan arsip ini ada aturan dan SOP nya, sehingga setiap pemusnahan itu ada namanya retensi arsip selama 10 tahun yang sudah tidak bernilai guna dan bisa dianggap sebagai limbah atau tidak ada nilai kegunaan. Maka itu bisa dimusnahkan dengan pertimbangan dan aturan yang harus disetujui oleh tim verifikasi serta di verifikasi ulang sampai ke tingkat pusat.
"Jadi mereka kumpulkan arsip, setelah dikumpulkan ternyata yang sudah bisa dimusnahkan itu sekian banyak dan ada juga mungkin yang belum masanya, jadi kita tetap menghimbau untuk tetap di invatirisin. Pemusnahan dilakukan satu tahun sekali, tahun ini sebanyak 21.633 berkas," Ujarnya.
Prof. Edwar menjelaskan, Untuk arsip digital berbeda bentuknya, bisa foto, bisa surat bernilai guna, itu dimasukkan digitalisasi seperti yang bisa dilihat digaleri ada yang sudah diarsipkan.
"Contohnya di DPRD di simpang empat ada foto-foto dan itu hasil dari digitalisasi, yang dimusnahkan hanya yang fisik. Seperti yang saya sampaikan tadi, yang tidak ada nilai guna maka kita alih mediakan artinya tidak kita scan," pungkasnya ( Ocha).
